Az időgazdálkodás nem valami különleges és ritka képesség. Mindenki csinálja valahogy, ki rosszabbul, ki még rosszabbul. (Biztos van olyan, aki jól, vagy még jobban, de feltételezem, azért kattintottál, mert Te javítanál a Tiéden). Most az elején is elmondom már, de a végén is el fogom ismételni: a munkádon kívül a szabadidőd – és minden más – is ugyanazt a 24 órát használja, amivel nap mint nap rendelkezel. Egyiknek sem mindegy, hogy a másikat hogyan töltöd el.
Munkaidő hatékony kihasználásának szabályai
A munkaidő háromtálcás mérlegének egyensúlyát az adja meg, ha
- eleget dolgozol – nem pedig sokat (fontos különbség)
- okosan dolgozol – nem vakon és repetitíven, de nem is túlgondolva a dolgaid
- keményen dolgozol – koncentráltan törekszel a célok és eredmények felé, komoly energiát belefektetve
A harmadik az első kettővel alkotja a csodafegyvered, az előző kettő nélkül viszont a világ egyik leghaszontalanabb időtöltése.
No de tippeket ígértem és nem life cocachingot. 😉
Miben más az értékesítői időgazdálkodás?
Miközben azon gondolkodtam, hogy mennyivel lesznek másabbak a tippek, ha külön értékesítőknek szólnak, rájöttem, hogy az alap technikák használatában csak árnyalatnyi eltérés van más munkákhoz képest. Ámbár még ha ugyanazokat a technikákat használod is, mint mások, értékesítőként vannak, amik hasznosabbak Neked, mint másoknak. Az alábbiak lesznek (szerintem) a legelőnyösebbek számodra.
Jöjjenek a tippek:
0. Tudod egyáltalán mit csinálsz?
Mármint ezt őszintén kérdezem, nem puszta agresszió. Mikor szoktál felkelni? Mennyi szundit nyomsz a telefonra? Mennyi idő míg megkávézol/reggelizel? Ha beérsz az irodádba mész még tiszteletkört? (Milyen volt a hétvége? Gyerekek hogy vannak? Nézted tegnap a meccset?) Mekkora cigiszünete(ke)t tartasz?Időgazdálkodási tippeket azért is érdekes adni, mert sokszor nem is tudod, hogy hol illannak el felesleges perceid (félóráid). (Máskor viszont nagyon is jól, csak nem veszel tudomást róla).
Szóval valahogy ki kell derítened, ehhez lehet appokat is használni, de a legegyszerűbb és leginkább testre szabható még mindig a toll és a papír. Keríts egyet, írd le 5 perces pontossággal legalább egy napodat (őszintén!), aztán este nézd végig. Ha nem csináltad még, hidd el nekem, tanulságos lesz számodra.
1. Tervezd meg válaszaid.
Ahogy gyűlik benned is az értékesítői tapasztalat, egyre inkább észreveszed, hogy nagyon sokszor visszatérő ügyfélproblémák, kérések, érdeklődések bukkannak fel csak más körítéssel. Hogy az e-mail-ben érkező része ezeknek ne hatalmasodjon el rajtad írj magadnak sablonokat. Így két és fél legyet üthetsz egy csapásra. Számoljuk együtt a legyeket:
Nem csak hogy nem kell nulláról megírnod a levelet újra és újra (első légy), hanem kerekebb és szebb mondatokat tudsz bekészíteni a szövegbe (második légy). Ráadásul a sietősen megírt levelekben gyakran marad elütés, helyesírási hiba, amit – még ha részeiben át is kell írni a szöveget – így minimalizálhatsz. (fél légy).
2. Várd a váratlant!
Valamilyen extrém sportszerekkel foglalkozó gyártó szlogenje is lehetne, de a mögöttes tartalma egészen hétköznapi. Minden héten, sőt akár minden nap ütnek be olyan helyzetek, amikre nem tervezett időt és energiát kell szánnod. Ezek rendszerint be is borítják az aznapi terveid, rosszabb esetben megcsúsztatnak napokra.
Bár ezekre nem készülhetsz fel az ismeretlenségük miatt, arra számíthatsz, hogy rendszeresen felbukkannak. Ezért mindig hagyj pufferidőt ezekre a napodban. Hidd el, általában ki fogod használni ezt az időt, pont ilyen elintézendőkre.
3. Használd a lendületedet
Mikor jönne egy szünet, de benne vagy egy feladatban és a flow-ban (lásd lentebb), akkor nyomd a munkát ameddig a lendület kitart, lehet aznap már sosem leszel újra ugyanolyan produktív. Ne engedd el, ne tarts szünetet. Ha kell egy kávé és tárgyalsz tartsd közben a telefont a füleden. Ne engedd el semmiképp. Szinte észrevétlenül eltelik majd közben a nap, és nem úgy, hogy szinte alig csináltál valamit, hanem pont az ellenkezőjét érzed majd.
4. Apropó flow
A flow-t az is ismeri és használja, aki egyébként nem tudja mi az. (Itt bővebben olvashatsz a flow jelentéséről) Viszont épp ezért, a tudatos és alapos használatát munkaigényes lehet elsajátítani. Az elmélet kiötlője, Csíkszentmihályi Mihály bevezető könyvét nyugodt szívvel ajánlom, ha nem is merülsz el a flow-élmények világában, gondolatébresztőnek kiváló. Ha elolvastad már, el tudod dönteni belevágj-e, én azt mondom, a többi tipp gyorsabban hozhat hasonló eredményt az életedbe és munkádba. Viszont, ha hosszú távra tervezel, a flow tartós elérése jó katalizátor lehet a napi hatékonyság növelésének.
5. Időgazdálkodási atombomba: Pusztítsd el a hírfolyamodat!
Mondtam az elején, hogy legtöbben néha nagyon is jól tudjuk hol úszik el az időnk? Egészen biztos vagyok benne, hogy a Tiéd egy része is az online térben.
Szedd ki szépen a facebook hírfolyamod, a fontos dolgokról úgyis beállítottad az értesítést. (Itt találod a hivatalos facebook súgót, hogyan tudod szerkeszteni mit láss és mit ne). Helyette feltöltheted a kedvenc idézeteiddel. Ne sirasd az elveszett híreket vagy szponzorált tartalmakat. Úgy is azt ajánlja, amit eddig is szerettél, vagy már rákerestél/kattintottál. Ha Google Chrome böngészőt használsz, akkor ez egy hasznos eszköz lesz számodra: Newsfeed eradicator.
(Ha facebookon is hirdetsz, ezt ne ajánld tovább senkinek, elég, ha mi spórolunk itt időt 😉 )
6. Tudd meg hova tűnt el az időd.
Ha sokat dolgozol gép előtt, akkor jó barátod lehet a RescueTime. A cikk legelején említett papír és toll mellett részletes bontásban nézheted meg, hogy mit csináltál a gépnél aznap, vagy a héten. Hány perc excel, word, más szoftver, vagy böngésző, akár százalékos bontásban. Mondtam már másik tippeknél, de nincs jobb szó arra milyen, mikor először látod a kimutatásod: Tanulságos.
7. Kerüld ki a figyelemelterelő digitális teret
Van, hogy az ember túl kell járjon a saját eszén. Ha nem bírsz ellenállni az időpazarló közösségi-média falásnak, extrém mennyiségű hírolvasásnak, cicás videóknak, akkor tiltsd le őket munkaidőben a böngészőből. A legtöbb platformra elérhető valamilyen oldal blokkoló bővítmény, amit ha feltettél megadod, hogy mit dugsz el magad elől munkaidőben. Vigyázat arcul csap eleinte, mikor át-átbóklászol a tiltott oldalakra, és egy nagy tiltás fogad.
Időgazdálkodás javítása érdekében összegyűjtöttem eszközönként egy-egy bővítményt/megoldást:
- Firefoxhoz itt érhető el.
- Google Chrome-hoz itt érhető el.
- Androidos telefonokhoz itt érhető el.
- iPhone telefonokhoz itt érhető el a leírás.
8. Dobd ki a felesleges feladataidat
Ilyen lehet a szükséges adminisztráció, miközben csinálod folyamatos és felesleges időpazarlásnak tűnik. Érdemes körülnézni, hogy nagyobb szervezet, vagy cég esetén nem tudod-e lepasszolni másik részlegnek, munkakörnek az ilyen dolgaid, magad is meglepődsz majd, hogy mennyi mindent lehet vélt, vagy valós illetékesekhez áttenni.
Haladó időgazdálkodási módszer az adminisztráció csökkentésére, hogy ki szervezd egy saját asszisztensnek. Ennél a lépésnél mérlegelni kell a kiadás és nyereség mértékét, de van több értékesítő ügyfelem, aki ezzel a lépéssel robbantott nagyot. Most átlag heti 4 napot dolgozik, és a lehető legtöbb adminisztrációt az asszisztense végzi. Ő fogadja a kéréseket/kérdéseket, és amit tud meg is válaszol vagy szükséges módon előkészít az értékesítőnek. Így a partneremnek egyetlen egy dologra kell koncentrálnia: hatékony értékesítés. Mindeközben az ügyfelei elégedettek, mert a kéréseik/kérdéseik rövid úton választ kapnak. Ez egy igazi win-win szituácó.
9. Ha nem tudod megúszni, nyeld le a keserű pirulát.
Ha az előbbi mégsem sikerülne semmiképp ne hagyd, hogy felgyűljenek, mert akkorára tud hízni, hogy egyre inkább „megéri” majd halogatni, ami meg egyre nagyobb halogatási spirálba visz. A halogatás egyébként egy saját cikket is megérne, de értékesítőként is többnyire valami kellemetlent halogatunk, és toljuk végig a napon magunk előtt, minden mást szépen elvégezve, hogy elkerüljük.
Olyan ez, mint egy egyetemi vizsgaidőszak; egy kollégiumi szoba mindig ilyenkor a legtisztább, mert még a takarítás is jobb ötlet, mint bevallani, hogy nem visz rá a lélek a tételtanulásra. De minden munkának megvannak az unalmas kötelező feladatai, amik minden kerülgetés és halogatás ellenére utolérnek. Sőt, ha elvégezted őket is visszatérnek. Többnyire rendszeresen. Jobb túlesni az elkerülhetetlen tennivalókon. Kezdd el őket most!
10. Pomodoro
A híres hírhedt. Gondolkodtam is, hogy betegyem-e a listába. Ha az időgazdálkodás témakörében háromnál több cikket olvastál már, akkor biztosan találkoztál vele. Ahogy Én beszéltem másokkal róla, úgy vettem észre, hogy igazi szeretem-gyűlölöm viszonyt alakít ki vele a legtöbb ember. Vagy eljött vele a hatékonyság és a megváltás, vagy teljes kudarc.
Maga a módszer nem bonyolult, egy időzítőt (appot, sütőórát, stoppert) felhúzol 25 percre, és addig csak a következő elvégzendő feladatoddal foglalkozol. Ha lejárt 5 percet pihensz, majd jön a következő ugyanilyen etap. A nagyobb munkákat meg lehet tervezni, aszerint, hogy hány ilyen 25 percre lesz szükséged. Számomra kicsit a 6. és 7. pont ellentéte, olyan kár megállni, mikor valamiben épp benne vagy. Főleg, ha még kényelmetlenül csipog is a kütyü, amit beállítottál.
Én nem szeretem, de sokan istenítik, próbáld ki, hátha te leszel a következő, akinek beválik. (Most jól rábeszéltelek, mi?)
Az Időgazdálkodás teljes kudarca, hogyan ne csináld!
Ne kezdd el holnap (vagy azonnal), mind a tízet bevezetni az életedbe. Nagyjából olyan sorrendben írtam őket, ahogy én kipróbálásra ajánlom.
A nulladik lépést akkor is csináld meg ha semmi mást a listából.
A többit pedig az után próbáld ki, egyszerre csak egyet vagy kettőt tesztelve. Ha nem jön be, nem Te rontottad el, csak nem neked való. Ne erőltesd, engedd el, próbálj ki mást. Ha bejött tartsd meg, és élvezd a gyümölcseit.
A nap végén egy dolog lesz a lényeg
Az, hogy magával az értékesítéssel mennyit foglalkoztál. Az értékesítői munka is sokrétű feladatokból áll össze, de sosem szabad, hogy kikerüljön a fókuszból a fő feladat. Ha elég sok figyelemelterelő hatást rekesztettél ki, jó prioritással csináltad a napi munkád, és a kötelező teendőket sem hagytad el, akkor jutott rá időd.
Minden mást ennek kell alárendelned a munkádban. Egyértelműnek tűnik, de hajlamosak vagyunk elfelejteni. Ahogy ígértem, elmondom újra: ugyanazt a 24 órát fogyasztja a munkád is, a napodból, mint minden más, és ha azokra is akarsz több időt szánni, a legjobb, amit tehetsz, ha feljavítod az értékesítéssel töltött idődet is.
Hogyan lehetsz nem csak profi, hanem bajnok is a saját területeden?
Képezd magad, és alkalmazd is, amit tanultál. Lehet, hogy tudtad eddig is a fent leírtakat, de ha nem tudod a gyakorlatban alkalmazni és sikerre váltani, akkor ez a tudás jelenleg még nem támogatja a céljaidat. Ezért változtatnod kell. Ehhez 3 irányt tudok neked felajánlani:
- Az önképzéshez találsz tudást a magazinunk többi cikkében vagy a Comline Sales klubban, ahol a cikkek mellett, egyedi videós tartalmak és esettanulmányok segítenek a fejlődésben.
- Jobban kedveled az élő képzéseket? Akkor gyere el az egyik értékesítési tréningünkre, ahol azonnal alkalmazható tudást kapsz. Felteheted a felmerülő kérdéseidet is az adott témában, amire a válaszon túl gyakorlati megoldást is fogsz kapni.
- Amennyiben bajnok szeretnél lenni, és ki akarod hozni magadból a maximumot, akkor az értékesítési képzésünkön a helyed. Itt egyénileg foglalkozunk Veled és fejlesztjük a képességeidet. Több területen, az általunk átadott tudással nyerték el az értékesítők az év értékesítője, vagy a világ legjobb értékesítője címet. Kíváncsi vagy, hogy hogyan is értük ezt el? Akkor nézd meg az értékesítési képzésünket és kérj egyedi ajánlatot.
Bármelyik utat is választod a cél az, hogy a megszerzett tudást a gyakorlatban is sikeres tudd alkalmazni! Sikeres önfejlesztést és értékestést kívánok!
