A hatékonyság kérdése szinte minden vezetőt valamilyen formában foglalkoztatja. Szerencsére a hatékonyság fogalma nem abszolút értelmű. Több szempontból is vizsgálhatjuk cégünk, csapatunk vagy saját magunk hatékonyságát. Valamint az is lényeges milyen referenciapontokhoz viszonyítunk.
Bizonyára fel lehetne állítani a hatékonyság elméleti maximumát, ahol a vállalati folyamatoknak már csak a fizika törvényei szabnának határt. Elemezhetnénk a szerszámok ideális elhelyezését egy munkás körül, hogy minden eszközét a lehető legrövidebb idő alatt elérhesse. És az 1900-as évek elején évtizedeken át folytattak is hasonló vizsgálatokat az USA-ban és Franciaországban. Ez volt az akkori menedzsmenttudomány fő fókusza.
A hatékonyságjavítás tévútja
Azonban hamar rá kellett jönniük ezeknek a kutatóknak, hogy az emberek nem gépek. Nem viselik jól, ha hatékony robotokká próbálják alacsonyítani őket. Ilyen bánásmód következtében az emberek hajlamosak fellázadni. De minimálisan elvesztik a motivációjukat, és kisebb-nagyobb mértékben szabotálni kezdik a munkát.
Így a következő 100 évben a fejlett világban elkezdték a mechanikus jellegű, lélekölő munkákat valóban hatékony robotokkal – gépekkel – elvégeztetni. És még ha nem is mindenhol és mindenkor, de az emberek többsége továbbléphetett az embereknek való – gondolkodást és ítélőképességet igénylő – feladatok végzésére.
Ezért nekünk, a 21-ik század vezetőinek, az a feladatunk, hogy úgy növeljük cégünk hatékonyságát, hogy az anyagi erőforrásokat sem pazaroljuk, de közben nem veszítjük el a legértékesebb erőforrásunkat, a beosztottaink munkára való hajlandóságát sem. Ez az igazi vezető próbája. Homályosan erre próbálnak utalni azok a népszerű vezetési könyvek is, amelyek különbséget tesznek vezető és menedzser között.
Miben kell szakértő legyen egy vezető?
Ebben az összefüggésben menedzsernek azt tekintjük, aki „csak” a vállalat úgynevezett „kemény” rendszereit képes hatékonyan működtetni. Ilyen kemény rendszer például a szervezeti elrendezés, az anyagok áramlása és logisztikája, a termékek elosztási mechanizmusai, illetve a pénzmozgásokkal és pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatos szervezeti elemek. A vezetők ezeken kívül képesek bánni az úgynevezett „puha”, azaz emberi tényezővel is. Tehát tudnak motiválni, lelkesíteni, célokat kitűzni és eléretni. Röviden, elvégeztetik a munkát.
Visszatérve a hatékonyság fogalmához, egy jó vezetőt úgy definiálhatnánk, mint a hatékony emberi munkavégzés szakértőjét. Egy rossz vezető rendszeresen olyan vezetői akciókat tesz, amelyek csökkentik a beosztottai munkakedvét, és rontják a csoportja hangulatát. Ezek a tényezők pedig végső soron az egyéni teljesítmények és a csoport termelésének hanyatlásához vezetnek.
Míg egy jó vezető sikeresen tudja motiválni a beosztottait. Folyamatosan olyan akciókat tesz, és úgy kommunikál, hogy javítsa a csapata hangulatát, és a csapattagok munkakedvét. A lehetőségek határán belül, minél több kollégáját személyesen is ismeri, tisztában van az egyéni helyzetükkel, céljaikkal, és esetleges nehézségeikkel, problémáikkal. Így valamennyire előre „rá tud érezni” a kialakuló emberi vészhelyzetekre, és fel tud készülni azok kezelésére.
Az emberi tényező kulcsszerepe
Természetesen az, hogy az anyagi-fizikai hatékonysági tényezőknek mekkora szerepe van egy vállalkozásban, az iparágról- iparágra, és részben cégről-cégre eltérő. De még ha a vállalkozásának lényege egy automatizált fűrésztelep üzemeltetése lenne is, akkor sem szabadna elhanyagolni az emberi hatékonysági tényezőket.
Igaz, hogy a termelési részleg hatékonyságát a gépsor hatékonysága, és a bekerülő faanyag minősége dominálná, de valószínűtlen, hogy a cége csupán egyetlen termelési részlegből állna. Bizonyosan emberek végzik a beszerzést, kezelik a pénzügyeket, adminisztrálják a folyamatokat, és értékesítik a késztermékeket. Nem is beszélve a vállalatvezetési, személyzeti, minőségbiztosítási, és hasonló funkciókról.
Ezért a szélsőséges eseteket leszámítva kijelenthetjük, hogy a hatékonyság fogalma a modern vállalatvezetésben nem elsősorban egy fizikai fogalom. Természetesen minden gépnek van működési hatékonysága, amire oda kell figyelni. Az egész cégnek érdemes törődnie az energia-felhasználás hatékonyságával. És fontos az alapanyagok esetlege pazarlásának kérdése is.
De ma egy átlagos vállalkozás életében az emberi munkavégzés, és általában véve az emberek hatékonysága határozza meg a teljes vállalati hatékonyság legnagyobb részét. A munkavégzési hajlandóság fejlesztésére és megőrzésére, valamint a csapat lelkesedésének fenntartására számos gyakorlatban kipróbált vezetési és szervezési eszköz létezik.