Legtöbben részben azért lettünk vállalkozók, hogy magunk oszthassuk be az időnket. De valami nyilvánvalóan félrecsúszott. Nagyon kevés vállalkozó ura a saját idejének.
Próbáltál már meghívni egy vállalkozót egy másnap tartandó számára fontos programra? Vagy akár egy azon a héten tartandóra lényeges megbeszélésre? Ha igen, akkor tudod miről beszélek. Vajon hogyan tudnánk újra uralni a saját időnket?
Az idő viselkedése
Az idő egy érdekes erőforrás. Megvannak a maga működési szabályai. Az egyik ilyen, hogy nem tartalékolható. Hiába „spóroltunk meg” 10 percet egy munkán, ha ezt az időt nem tudjuk akkor és ott másra fordítani – mert például kimerültünk a túlzott sietségtől – akkor a 10 perc ugyanúgy elvész, mintha sohasem próbáltuk volna „megspórolni”. Csak nem arra a munkafolyamatra „költöttük el”, hanem az azt követő pihenésre, regenerálódásra.
Továbbá, a ma megtakarított 1 órát, csak ma, és igazán csak a megtakarítás pillanataiban használhatjuk fel másra. Nem vihetjük át holnapra, vagy bármikorra későbbre. Ezért az idővel nem gazdálkodhatunk olyan módon, ahogy a pénzzel. Sőt a két erőforrás működése ellentétes.
Másrészt közkeletű tudás, hogy bármely tevékenység kitölti a rá szánt időt. Ha az egyikünk egy adott feladat elvégzését 6 óra alatt tartja elképzelhetőnek, akkor azt fogod „tapasztalni”, hogy a feladat tényleg körülbelül 6 órát vesz majd NEKI igénybe. De pontosan ugyanazt a munkát egy másik, egy hasonló tudású és képzettségű személy lehet, hogy 1 óra alatt is el tudja végezni. Ennek csak a fizikai világ törvényei szabnak korlátot.
Egy harmadik fontos törvény az idővel kapcsolatban az, hogy „valami mindig történik”. Tehát életünk, vagy munkaidőnk minden másodpercében, percében és órájában fog valami történni, fogunk valamivel foglalkozni. Tehát eltöltjük, vagy helyesebben nézve kitöltjük a rendelkezésre álló időnket valamivel. És ha mi nem, akkor majd az élet, a kollégáink, ügyfeleink, családunk, barátaink… egy soha véget nem érő színes kavalkádban. De ekkor tudnunk kell, hogy életünknek mi csak nézői leszünk, és nem rendezői.
A hatékony időbeosztás helyes modellje
Nos, ha ezek a főbb törvények, akkor látnunk kell, hogy a hatékony időbeosztás lényege az, hogy be kell osztanunk az időnket. Nekünk. Tehát más szavakkal az idő kapcsán nem engedhetjük meg, hogy mások „hatásai” legyünk. Nekünk kell lenni a dolgok forrásának és okozójának. Azaz végső soron nekünk kell meghatározni, hogy mikor mennyi időt töltünk a különböző figyelmünket igénylő dolgokkal. És hogy mivel töltünk egyáltalán időt.
Természetesen mindannyiunknak vannak olyan kötelezettségei, amelyekkel muszáj foglalkoznunk. Ezekre szükséges időt szánnunk. De sok esetben, még a kötelezettségeink esetében is eldönthetjük, hogy bizonyos határokon belül mikor foglalkozzunk velük.
A hatékony időbeosztás helyes modellje ahhoz hasonlítana, mintha különböző színű üveggolyókat próbálnánk egy bizonyos logikai sorrend szerint egy 7×24-es beosztással rendelkező tároló dobozkába helyezni. Ugyanilyen módon kell nekünk a szükséges és kívánatos tevékenységeinket berendezni, a heti 7 nap, és napi 24 óra által kialakított tárolóba. A hatékonyság kulcsa az, hogy milyen elvek mentén rendezzük el őket.
Az értékesítési vezetőknek tartott tréningen például megmutatjuk, hogyan lehet hatékonyan és eredményesen támogatni, irányítani és számon kérni az értékesítőket, hogy kihozzuk a piaci lehetőségekből a maximumot. Így vagy időt “spórolunk”, vagy ugyan annyi idő alatt nagyobb eredményt tudunk elérni velük. További információkért kattints a képre!
A hatékony időbeosztás szabályai
A legfontosabb alapja a hatékony időbeosztás elérésének az, hogy képesek legyünk a teendőinket 4-5 fő kategóriába besorolni a fontosságuk és a „rugalmasságuk” szerint. Fontosság alatt azt értjük, hogy egy tevékenység mennyire meghatározó vagy lényeges a boldogságunk, sikerünk, eredményességünk szempontjából. Rugalmasságon pedig azt, hogy mennyire szabadon tolhatjuk el a tevékenységet időben.
Például napi 5-6-7 óra alvás a legtöbbünknek életbevágóan fontos a másnapi eredményes működéshez. Tehát ez fontos is, és meglehetősen rugalmatlan is. Naponta kell elegendő időt szánni rá. Időt tölteni a családunkkal nagyon fontos. Erre is kell heti szinten időt szánnunk. De a közös programok konkrét időpontjai tekintetében akár jelentős szabadságunk is lehet. Tehát ez ilyen értelemben rugalmasabb, mint a tárgyalás azzal a fontos külföldi partnerrel, aki csak jövő kedden tölt 6 órát az országban.
Ezért fognunk kell a naptárunkat, és először bele kell írjuk az összes olyan fellistázott tevékenységünket a következő hetekből-hónapokból, amelyek fontosak és rugalmatlanok. Tehát írjuk bele az alvási és pihenési szükségleteinket épp úgy, mint az összes különböző okokból rugalmatlan időpontokkal rendelkező megbeszéléseinket, találkozóinkat és egyéb kötött időben elvégzendő munkáinkat, de csak a valóban fontosakat.
A legnehezebb döntés
Ezután következik a legnehezebb rész. „Ceruzával”, azaz feltételesen beírhatjuk a kötött időpontokban zajló, közepes fontosságúnak ítélt találkozókat és feladatokat is. De ezzel párhuzamosan alaposan és őszintén meg kell vizsgáljuk, hogy elegendő időnk marad-e a fontos, de időben rugalmasan elhelyezhető dolgokra. Általában ebben a kritikus kategóriában helyezkedik el a családdal töltött idő is, de a vállalkozók számára általában ide sorolandó a vállalkozásuk fejlesztésére, a hosszú távú növekedés megalapozására fordított idő is.
Ezért ha úgy látjuk, hogy a feltételesen beírt közepes fontosságú dolgok elvennék az időt az igazán fontosaktól, akkor meg kell hozzuk a „nehéz döntést”. Vissza kell azokat utasítanunk, és ki kell töröljük a naptárunkból.
Ha valóban hatékony időbeosztással akarunk rendelkezni, akkor nem engedhetjük, hogy az életünkben a kevésbé fontos ügyek megelőzzék, és kiszorítsák a fontosabbakat olyan módon, hogy fontosnak „álcázzák” magukat rögzített időpontjaik által.